O Conselho Regional de Engenharia e Agronomia da Bahia (Crea-BA) instalou oficialmente, nesta sexta-feira (24), a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD). A primeira reunião do colegiado, realizada em formato on-line, marcou o início formal dos trabalhos da Comissão e abordou temas estratégicos para a implantação da Gestão Documental no Conselho, entre eles, o Decreto nº 12.939/2026, o Regimento Interno da CPAD e o Plano de Trabalho que orientará as próximas etapas do projeto.

Na ocasião, foi aprovado por unanimidade o Regimento Interno da Comissão, consolidando sua instalação e o início de sua atuação. A CPAD terá papel fundamental na avaliação, organização e destinação dos documentos produzidos pelo Conselho, fortalecendo a governança documental e assegurando que as informações institucionais permaneçam organizadas, preservadas e acessíveis ao longo de todo o seu ciclo de vida.

De acordo com a coordenadora de Gestão da Informação do Crea-BA, Marília Gabriela Porto, a implantação da Comissão representa um importante avanço para a instituição. “Mais do que atender às exigências legais, estamos estruturando uma política de gestão documental capaz de fortalecer a governança da informação, preservar a memória institucional e garantir que as informações produzidas pelo Conselho permaneçam organizadas, confiáveis e disponíveis sempre que necessárias”.

Durante o encontro, também foram apresentados os princípios que orientam a Gestão Documental, como os critérios de avaliação, os prazos de guarda, a destinação dos documentos e os procedimentos necessários para assegurar sua organização, preservação e recuperação quando necessário. O projeto também contribuirá para a racionalização de custos com armazenamento documental e para o aprimoramento dos processos administrativos.

Segundo Marília, a implantação da Gestão Documental está sendo desenvolvida em etapas.”O projeto contempla uma fase de instrumentação, com diagnóstico arquivístico, consultoria especializada e elaboração do Plano de Trabalho, seguida da fase de implantação, que envolve a estruturação normativa, a atuação da CPAD e a implementação da Política de Gestão Documental”.

A coordenadora destaca ainda que os resultados do projeto extrapolam os limites da administração interna. “A Gestão Documental fortalece a transparência pública e contribui para que o direito constitucional de acesso à informação seja efetivamente exercido. Ao garantir informações organizadas, preservadas e facilmente recuperáveis, o Crea-BA amplia sua capacidade de prestar contas à sociedade, oferecer serviços mais eficientes e apoiar decisões com segurança.”

Para Marília, a iniciativa posiciona o Crea-BA entre as instituições que vêm investindo na modernização da gestão pública. “Estamos construindo um legado institucional. A Gestão Documental passa a ser um instrumento permanente de governança, gerando valor para o Conselho, para os profissionais e para toda a sociedade.”

A reunião contou ainda com a participação do consultor Pablo Soledade, especialista em Gestão Documental, com vasta experiência na área, que parabenizou o Conselho pelo trabalho desenvolvido até o momento e destacou que o Crea está no caminho certo nas tratativas que ganharam dimensão nacional. “Estão de parabéns pela forma que estão trabalhando, sendo referência para outros regionais”, frisa.

O especialista acrescenta que o diagnóstico arquivístico indica que uma parcela significativa do acervo documental do Crea-BA já poderá estar apta à eliminação, por se tratar de documentos que cumpriram sua finalidade administrativa e já encerraram seu ciclo de vida. Segundo ele, “esse processo contribuirá para a racionalização das despesas com armazenamento, a otimização dos espaços físicos e o fortalecimento da gestão documental.” Soledade, por meio de apresentação, destacou pontos importantes que ajudarão na atuação da Comissão Permanente de Avaliação dos Documentos, como prazos de guarda, digitalização descentralizada, critérios de avaliação documental e a importância de registrar, em processo administrativo, as deliberações e responsabilidades da Comissão.

A próxima reunião da CPAD está prevista para o dia 30 de novembro, quando será apresentado e colocado para aprovação o Relatório Anual da Comissão.

Nadja Pacheco

Fonte: CREA-BA — https://www.creaba.org.br/crea-ba-instala-formalmente-a-comissao-permanente-de-avaliacao-de-documentos/